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Vandaag Digital®
Tu progreso empieza hoy
Documento Interno · Versión 2.0
Manual Operativo
de la Empresa
Guía completa de procesos, servicios, políticas, estándares operativos y política de IA de Vandaag Digital.
Aplicable al equipo interno y colaboradores externos.
Índice General
Navega entre los capítulos del manual o descárgalo como PDF.
Quiénes Somos
Vandaag Digital® es una agencia de soluciones digitales con sede en Reggio Emilia, Italia. "Vandaag" significa "hoy" en holandés — un recordatorio de que la transformación digital no puede esperar. Fundada por Brayan Jeshua, operamos en Italia, España, Bélgica y Holanda, ofreciendo tecnología accesible y de calidad europea a pequeñas y medianas empresas.
P.IVA: 03063130359 · Sede: Via Caggiati 10, 42121 Reggio Emilia (RE), Italia · GDPR Compliant
Misión
Democratizar el acceso a la tecnología digital en Europa, ofreciendo soluciones personalizadas, rápidas y GDPR-compliant que transforman negocios locales en empresas digitalmente competitivas.
Visión
Ser la agencia digital de referencia para PMIs en el sur de Europa e Italia, reconocida por la rapidez de entrega, la calidad técnica y el soporte 24/7 potenciado por Inteligencia Artificial.
Valores Corporativos
🚀 Velocidad
Entregas el mismo día en casos urgentes. Plazos claros y respetados. El tiempo del cliente es nuestro recurso más valioso.
🎯 Calidad
Cada entrega pasa por checklist de calidad. Código limpio, diseño profesional, rendimiento medido.
🤝 Cercanía
Soporte personalizado, comunicación directa. No somos una corporación; somos un equipo que conoce a sus clientes por nombre.
💡 Innovación
IA aplicada a cada servicio. Automatización inteligente. Siempre a la vanguardia tecnológica para beneficio del cliente.
Organigrama
👤 Brayan Jeshua — Fundador & CEO
⚙️ Equipo Técnico
Desarrollador Web
Dev. Mobile
IA / Automatización
📣 Equipo Comercial
Ventas & Propuestas
Marketing Digital
🛎️ Soporte
Soporte Cliente
Asistente IA 24/7
Roles y Responsabilidades
👤 CEO / Fundador
- Visión estratégica y decisiones clave
- Relaciones con clientes principales
- Revisión final de propuestas y entregas
- Gestión financiera y legal
⚙️ Equipo Técnico
- Desarrollo de sitios, apps y software
- Configuración de herramientas IA
- Mantenimiento y actualizaciones
- Revisiones de código y QA técnico
📣 Equipo Comercial
- Prospección y captación de leads
- Elaboración de propuestas económicas
- Gestión de campañas Google Ads
- Seguimiento post-venta
🛎️ Soporte
- Atención al cliente vía WhatsApp y email
- Resolución de incidencias (SLA 24h)
- Gestión del asistente IA
- Documentación de tickets
Protocolo de escalado: Cualquier incidencia no resuelta en 4 horas por Soporte escala automáticamente al Equipo Técnico. Problemas de facturación o contractuales escalan directamente al CEO.
Catálogo de Servicios
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Sitios Web
€350 – €2.500
Landing pages, corporativos, e-commerce. Incluye hosting, dominio y SSL el primer año.
📱
Apps Móviles
Desde €3.000
iOS y Android nativas o híbridas. React Native / Flutter. Publicación en stores.
🤖
Chatbots IA
€200 – €800/mes
WhatsApp Business, voz y web. Disponibilidad 24/7. Integración CRM y reservas.
🛡️
Ciberseguridad
Desde €500
Auditorías de seguridad, protección web, GDPR compliance, certificados SSL avanzados.
💼
Software a Medida
Presupuesto
CRM, ERP, gestionales. Desarrollo 100% personalizado. Integraciones API.
📊
Google Ads
€300/mes + inversión
Gestión de campañas, Google Analytics, Consent Mode v2, reportes mensuales.
Flujo de Trabajo General
Todo proyecto, independientemente del servicio, sigue este proceso estándar:
🔍 Descubrimiento 1–2 días
→ → → ⚙️ Desarrollo Según scope
→ → Regla de oro: Nunca se comienza desarrollo sin contrato firmado y pago del 50% inicial. Sin excepciones.
Paso a Paso del Onboarding
- Paso 1 — Primer contacto: El cliente llega por WhatsApp, web o referido. Se responde en máximo 2 horas en horario laboral.
- Paso 2 — Reunión de descubrimiento: Videollamada de 30–45 min. Se recopila información de negocio, objetivos, presupuesto y plazos.
- Paso 3 — Formulario de brief: Se envía formulario Google Forms con preguntas clave del proyecto. Plazo de respuesta: 48h.
- Paso 4 — Elaboración de propuesta: El equipo comercial crea propuesta económica detallada. Entrega: 24–48h tras recibir el brief completo.
- Paso 5 — Presentación de propuesta: Se envía por email y WhatsApp. Si el cliente no responde en 3 días, se hace seguimiento.
- Paso 6 — Firma de contrato: Contrato digital (DocuSign / PDF firmado). Incluye scope, plazos, precios y condiciones.
- Paso 7 — Pago inicial (50%): Factura proforma enviada. Inicio del proyecto solo tras confirmación de pago.
- Paso 8 — Kickoff: Reunión de arranque. Se presentan herramientas, accesos, canal de comunicación y hitos del proyecto.
- Paso 9 — Acceso a Drive compartido: Carpeta de Google Drive creada con materiales del cliente, assets y documentos del proyecto.
- Paso 10 — Alta en CRM (HighLevel): Se registra el cliente con todos los datos, etapa del proyecto y seguimiento automatizado.
Herramientas del onboarding: WhatsApp Business · Google Meet · Google Forms · Google Drive · DocuSign · HighLevel CRM · Facturazione.it (facturas italianas)
Stack Tecnológico
Protocolos de Comunicación
⏱️ Tiempos de Respuesta
- WhatsApp (lun-vie 9-18h): máx. 2h
- Email: máx. 24h
- Urgencias (ticketed): 4h
- Fuera de horario: Asistente IA
📋 Reglas de Comunicación
- Siempre confirmar recepción de mensajes
- No prometer plazos sin validar con equipo
- Documentar cambios de scope por escrito
- Usar email para acuerdos formales
Canal por Tipo de Comunicación
- WhatsApp: Consultas rápidas, actualizaciones de estado, envío de materiales.
- Email ([email protected]): Propuestas, contratos, facturas y comunicaciones formales.
- Google Meet / Zoom: Reuniones de proyecto, revisiones, kickoffs.
- Google Drive: Entrega de archivos, assets, acceso compartido a documentos.
- HighLevel CRM: Seguimiento interno, notas de cliente, pipeline comercial.
Estructura de Pago
50% Al inicio
Al firmar contrato y antes de comenzar desarrollo. Sin este pago no se inicia trabajo.
50% A la entrega
Al aprobar el entregable final. El acceso completo se da tras confirmación del pago.
Política estricta: No se entregan archivos fuente, credenciales de hosting ni accesos de administrador hasta que el pago final esté confirmado en cuenta.
Métodos de Pago Aceptados
- Transferencia bancaria (IBAN italiano) — preferido para empresas
- PayPal Business
- Stripe (tarjeta de crédito/débito)
- Satispay (clientes italianos)
Cambios de Scope (Change Requests)
Todo cambio solicitado fuera del scope original del contrato genera una propuesta adicional. Se documenta por escrito y requiere aprobación del cliente antes de ejecutarse. El tiempo de implementación se suma al cronograma acordado.
Garantías y Devoluciones
✅ Garantía de 30 días
Corrección gratuita de bugs y errores técnicos en los 30 días post-entrega, dentro del scope entregado.
🚫 Sin Reembolso
El pago inicial no es reembolsable una vez iniciado el desarrollo. Se documenta en contrato.
Mantenimiento y Servicios Recurrentes
Servicios recurrentes (hosting, mantenimiento, chatbots, Google Ads) se facturan mensualmente el día 1 de cada mes. El impago de dos mensualidades consecutivas supone la suspensión del servicio.
🇪🇺
GDPR — Reglamento General de Protección de Datos
Todos los proyectos incluyen implementación de Consent Mode v2, política de privacidad, cookies banner y configuración correcta de Google Analytics. Los datos de clientes se almacenan en servidores dentro de la UE.
✍️
Contratos
Cada proyecto tiene contrato escrito que incluye: scope detallado, cronograma, precio, condiciones de pago, propiedad intelectual (transferida al cliente en pago final) y cláusula de confidencialidad.
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NDA — Acuerdo de Confidencialidad
Obligatorio para todos los colaboradores al incorporarse. Aplica también a clientes con datos sensibles (médicos, financieros, jurídicos). El NDA cubre: información de clientes (nombres, estrategias, métricas), precios y márgenes internos, código fuente y diseños no publicados, y credenciales de acceso. Vigencia: durante la relación laboral y 2 años después de su fin. El incumplimiento conlleva rescisión inmediata y posibles acciones legales.
🧾
Facturación Italiana (P.IVA)
Facturación electrónica obligatoria en Italia vía Sistema di Interscambio (SDI). P.IVA: 03063130359. Para clientes extranjeros: factura ordinaria en PDF. Régimen forfettario / ordinario según normativa vigente.
©️
Propiedad Intelectual
El código, diseños y assets creados para el cliente son propiedad del cliente una vez completado el pago total. Vandaag Digital retiene el derecho de mostrar el trabajo en portafolio, salvo cláusula de confidencialidad.
Nota legal: Este manual no sustituye asesoría jurídica profesional. Para contratos complejos, NDA o disputas, consultar con asesor legal externo.
Checklist Pre-Entrega (interactivo)
Haz clic para marcar cada punto completado antes de entregar un proyecto.
🔧 Técnico
✓
Sitio carga en menos de 3 segundos (PageSpeed ≥ 85) ✓
Versión móvil correcta en iPhone y Android (Chrome/Safari) ✓
SSL activo y HTTPS forzado en todas las páginas ✓
Formularios funcionando y notificaciones activadas ✓
Sitemap XML y robots.txt configurados 🎨 Diseño & Contenido
✓
Textos revisados sin errores ortográficos ✓
Imágenes optimizadas (WebP / AVIF, sin pixelación) ✓
Logo, colores y fuentes del cliente aplicados correctamente ✓
Favicon personalizado visible en browser 🇪🇺 Legal & GDPR
✓
Cookie banner con Consent Mode v2 activo ✓
Política de privacidad publicada y actualizada ✓
Google Analytics configurado con anonimización de IP 🚀 Entrega Final
✓
Cliente ha aprobado el diseño final por escrito ✓
Pago final confirmado antes de dar accesos ✓
Credenciales entregadas vía canal seguro (no WhatsApp texto plano) ✓
Tutorial / documentación básica enviada al cliente ✓
Cliente dado de alta en CRM con estado "Activo"
Todo colaborador externo (freelancer, contractor o proveedor de servicios) opera bajo un acuerdo formal con Vandaag Digital. Las siguientes políticas son de cumplimiento obligatorio desde el inicio de la relación laboral.
Tipos de Contrato
📦 Por Proyecto
Alcance fijo, precio fijo, fecha de entrega definida. Ideal para entregas puntuales. Sin horas adicionales sin aprobación previa.
⏱️ Por Horas
Tarifa horaria acordada. Reporte de horas obligatorio con detalle de tareas. Aprobación semanal requerida.
🔄 Retención Mensual
Mínimo de horas garantizadas. Entregables definidos al inicio de cada mes. Facturación el día 1.
Flujo de Trabajo con Colaboradores
- Briefing oficial por escrito antes de iniciar cualquier trabajo. Sin briefing no hay inicio.
- Confirmación de alcance y fechas por escrito. En caso de duda → preguntar, no asumir.
- Actualizaciones mínimas 2x/semana en la plataforma indicada (Drive / Notion / GitHub). No en chats privados.
- Cambios de scope deben quedar documentados y aprobados antes de ejecutarse.
- Autocorrección previa a toda entrega. Una revisión mayor incluida; errores del colaborador no se cobran al cliente.
- Bloqueos o retrasos se reportan antes de que impacten al cliente, no después.
Comunicación y Tiempos de Respuesta
- Responder mensajes de trabajo en máx. 4h en horario laboral (lun–vie 9–18h).
- Canal de cliente es exclusivo para comunicación aprobada por Vandaag. Nunca contactar al cliente directamente sin coordinación previa.
- Puntualidad en reuniones: avisar con mínimo 2h si no puedes asistir.
- No prometer plazos sin validar con Vandaag primero.
Facturación y Pagos
- Emitir factura según lo acordado en el contrato (inicio, mitad, cierre o mensual).
- Pagos procesados en máx. 15 días hábiles tras recibir factura correcta.
- Facturas con datos incorrectos reinician el plazo.
- Trabajo fuera de scope no autorizado no se facturará. Siempre avisar antes de ejecutarlo.
Propiedad Intelectual
Todo trabajo producido bajo contrato pertenece a Vandaag Digital y/o al cliente final desde la entrega y pago completo. El colaborador no puede usar materiales de proyectos en su portfolio sin autorización escrita previa. Código, diseños, contenidos y estrategias son propiedad del cliente.
Conducta Profesional
- Representar a Vandaag con profesionalismo en toda comunicación.
- No hablar negativamente de Vandaag, sus clientes o proyectos en redes sociales u otros contextos públicos.
- En caso de conflicto → comunicarlo internamente, nunca frente al cliente.
- No procesar datos sensibles del cliente en herramientas personales o no autorizadas.
- Usar contraseñas seguras y 2FA en todas las herramientas de trabajo compartidas.
Offboarding — Fin de la Colaboración
- Entregar todos los archivos, accesos y materiales de trabajo.
- Revocar accesos propios a plataformas del cliente y de Vandaag.
- Eliminar datos confidenciales de dispositivos personales.
- Completar documentación de traspaso si corresponde.
- El NDA permanece vigente 2 años tras el fin de la relación.
Checklist de Onboarding para Colaboradores
✅ Antes de empezar
✓
Contrato firmado y enviado ✓
Briefing del proyecto leído y comprendido ✓
Accesos a herramientas configurados (2FA activado) ✓
Canal de comunicación del proyecto activo ✓
Datos fiscales enviados a Vandaag para facturación
Vandaag Digital adopta la IA como herramienta de productividad, pero establece límites claros para proteger la calidad de las entregas, la confidencialidad de los clientes y el cumplimiento del GDPR. Esta política aplica a todo el equipo interno y a los colaboradores externos.
Herramientas de IA en Uso
Niveles de Uso
✅ Permitido — Uso libre y recomendado
- Usar IA para acelerar trabajo, generar borradores de código, textos o ideas.
- Generar estructuras o contenidos base que luego se editan y personalizan.
- Automatizar tareas repetitivas que no involucren datos sensibles del cliente.
- Revisión de ortografía, estilo y coherencia de contenidos antes de entregar.
- Research y benchmarking de tendencias del sector.
- Generación de imágenes decorativas o de stock que no representen personas reales.
⚠️ Restringido — Solo con autorización o condiciones
- Datos de clientes: No ingresar nombres, emails, teléfonos, información financiera ni estratégica a herramientas de IA de terceros sin aprobación de Vandaag.
- Contenido "as-is": Todo output de IA debe ser revisado, adaptado y aprobado por el colaborador antes de entregarse. No se entrega directo del modelo al cliente.
- Contenido 100% humano: Si el cliente especificó esto en el brief, cumplirlo sin excepciones y sin usar IA para ese entregable.
- Imágenes de personas: Uso de rostros generados por IA requiere aprobación explícita del cliente. Nunca simular personas reales identificables.
- Código en producción: Código generado por IA debe pasar revisión técnica antes de deployarse.
🚫 Prohibido — Bajo ninguna circunstancia
- Procesar datos personales de clientes protegidos por GDPR en plataformas de IA sin autorización legal explícita.
- Ingresar contraseñas, tokens de API, credenciales o datos de acceso en ningún modelo de IA.
- Usar IA para simular entregas, reportes de avance falsos o progreso no real.
- Presentar trabajo íntegramente generado por IA como investigación propia sin declararlo.
- Usar IA para generar comunicaciones en nombre del cliente sin su conocimiento.
- Compartir información bajo NDA con herramientas de IA de terceros no autorizados.
Calidad en Entregas con IA
La IA es una herramienta de apoyo, no un reemplazo del criterio profesional. El colaborador es 100% responsable de la calidad final de su entrega, independientemente de qué herramientas usó para producirla. Un entregable mediocre no se justifica diciendo "lo generó la IA".
Regla de oro: Si no firmarías ese output con tu nombre como trabajo propio, no lo entregues. La IA acelera; el criterio humano valida.
Seguridad de Datos y GDPR en IA
- Verificar que la herramienta de IA a usar no entrana sus modelos con datos de los usuarios (o activar la opción de privacidad/opt-out donde esté disponible).
- Para proyectos con datos sensibles (salud, finanzas, menores), usar solo herramientas aprobadas por Vandaag con data processing agreement (DPA) firmado.
- Reportar cualquier uso accidental de datos sensibles en IA de terceros a Vandaag en máx. 24 horas.
Actualización de la política: El campo de la IA evoluciona rápido. Esta política se revisa trimestralmente. Los colaboradores son responsables de revisar la versión vigente al inicio de cada proyecto.
Plantilla — Email de Propuesta
Asunto: Propuesta Vandaag Digital — [Nombre del Proyecto]
Estimado/a [Nombre],
Gracias por confiar en Vandaag Digital para su proyecto.
Adjunto encontrará la propuesta detallada para
[Descripción breve], que incluye:
· Scope completo del proyecto
· Cronograma estimado de entrega
· Inversión y condiciones de pago
Quedo disponible para resolver cualquier duda vía WhatsApp (+39 331 399 5651)
o por email respondiendo a este mensaje.
Un cordial saludo,
Brayan Jeshua · Vandaag Digital®
[email protected] · vandaag.digital
Plantilla — Email de Entrega
Asunto: ✅ Proyecto [Nombre] — Entrega Final
Estimado/a [Nombre],
Me complace informarle que su proyecto está finalizado y listo para revisión.
🔗 Preview:
[URL de staging]
📋 Credenciales: enviadas por canal seguro
📁 Archivos: [Google Drive link]
Recuerde que dispone de
30 días de garantía para reportar
cualquier ajuste técnico dentro del scope acordado.
Una vez confirmado el pago final, activamos el dominio en producción.
Un cordial saludo,
Brayan Jeshua · Vandaag Digital® Contactos Internos